5 Erkenntnisse aus den vergangenen Monaten zu virtuellen Events | Field-Marketing.

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Es ist offensichtlich, dass Mitarbeiter im Field- und Event-Marketing zurzeit vor großen Herausforderungen stehen. Inzwischen ist uns allen bewusst, dass ein Wechsel von Vor-Ort- zu virtuellen Veranstaltungen unausweichlich ist. In der Theorie wissen wir, was zu tun ist, um unser gewünschtes Ziel zu erreichen. Die Umsetzung ist jedoch oft schwierig.

Für Personen mit Spezialisierung auf Veranstaltungen, Fachmessen oder Field-Marketing ist der Wechsel von Vor-Ort- zu virtuellen Veranstaltungen vermutlich Neuland. Viele von uns passen sich an die Situation an. Sie experimentieren mit neuen Technologien und erfahren, wie schnell man dabei scheitern kann.

Seit Beginn dieser neuen Realität konnte unser Field-Marketing-Team bereits sechs virtuelle Events durchführen. Um euch den Wechsel von persönlichen zu virtuellen Veranstaltungen zu erleichtern, möchte ich euch die fünf wichtigsten Erkenntnisse präsentieren, die wir bis jetzt gewonnen haben.

Habt immer einen Plan B … und einen Plan C.

Unser Alltag kann sich ständig ändern. Bei Veranstaltungen gibt es viele Faktoren, die sich unserer Kontrolle entziehen. Was heute wie ein sicheres Konzept erscheint, könnte morgen schon nicht mehr funktionieren. Entscheidend für euren Erfolg ist somit, ob ihr einen Backup-Plan habt.

Als wir ein Abendessen vor Ort absagen mussten, bestand unser Plan B darin, das Event virtuell stattfinden zu lassen. Dazu sollte eine bekannte Star-Köchin per Livestream einen Kochkurs in einer Studioküche geben. Zusätzlich wollten wir den Teilnehmern Kochboxen mit den entsprechenden Lebensmitteln schicken, damit sie parallel zum Livestream das Menü bei sich zu Hause zubereiten konnten.

Kurz nachdem wir mit der Umsetzung begonnen hatten, traten die Beschränkungen der Bewegungsfreiheit in Kraft. Dadurch waren die Studioproduktion und die Zusammenstellung der Kochboxen keine Option mehr. Wir brauchten einen Plan C: Die Köchin drehte das Video in ihrer eigenen Küche. Dabei wählte sie ein Rezept aus, das hauptsächlich Grundnahrungsmittel verwendete. Außerdem erhielten alle Teilnehmer Einkaufsgutscheine, mit denen sie die erforderlichen Zutaten besorgen konnten.

Sicherlich waren die Kochboxen ein netter Gedanke und ein im Studio produziertes Video wäre vielleicht noch etwas hochwertiger gewesen. Dennoch hatten wir am Ende die Möglichkeit, auf sinnvolle Weise mit unseren Kunden in Verbindung zu bleiben.

Legt eure Präsentationen zu den Akten.

Erhaltet ihr genau wie ich täglich mehrere Einladungen zu Webinaren? Ich glaube immer noch, dass Webinare eine wichtige Marketing-Maßnahme sind und dass Content für den Erfolg entscheidend ist (und auch immer sein wird). Trotzdem wissen wir inzwischen, was unsere Kunden gerade wirklich interessiert – nämlich Erlebnisse.

Tatsächlich habe ich beobachtet, dass einige unserer virtuellen Erlebnisse doppelt so schnell ausgebucht sind wie unsere bisherigen Vor-Ort-Veranstaltungen.

Laut Forbes konnte über die Planungsplattform Doodle ein „Anstieg von Anwenderkonferenzen für virtuelle Happy Hours, Cocktail Hours und Veranstaltungen mit Wein-/Bier-/Getränkeverkostung um 296°%“ sowie ein „Anstieg von Anwenderkonferenzen für virtuelle Yoga-, Tanz-, Trainings-, Workout-, Fitness-, Aerobic- und Pilates-Stunden um 100°%“ verzeichnet werden.

Überlegt euch also, ob ihr euer nächstes Content-gestütztes Event nicht durch ein praktisches virtuelles Erlebnis wie einen Backkurs, eine Weinprobe oder einen Handwerker-Workshop ersetzen möchtet. Eure Botschaften könnt ihr am Ende immer noch einfließen lassen. Lasst beispielsweise am Anfang eurer Veranstaltung eine Führungskraft eine Ansprache halten oder bittet eure Vertriebsmitarbeiter, per Video oder Livechat mit euren Kunden zu interagieren.

Habt keine Angst vor Fehlern.

Ein Event zu starten, das nicht zu 100 Prozent durchgeplant ist, macht euch vermutlich nervös. Dennoch solltet ihr nicht lange zögern, denn Zeiten des Wandels erfordern schnelles Handeln.

Ihr habt ein „Minimum Viable Product“ (MVP)? Dann bringt es auf den Markt. Macht eure Veranstaltung publik und erfahrt, wie die Idee bei euren Kunden ankommt. Findet heraus, was Anklang findet und was nicht, und nutzt dieses Feedback, um euer Produkt fortlaufend an die sich ändernden Bedürfnisse eurer Kunden anzupassen.

Auch wir haben zunächst klein begonnen: Bei einigen unserer ersten virtuellen Veranstaltungen sprachen wir mit unserem „MVP“ einen einzigen Markt an. Anschließend sammelten wir Feedback von internen und externen Entscheidungsträgern zur Resonanz der jeweiligen Veranstaltung bei den Kunden. Ausgehend von diesem Feedback haben wir unsere Maßnahmen auf eine größere, regionale Zielgruppe ausgeweitet.

Habt daher keine Scheu, neue Wege einzuschlagen. Zeiten der Einschränkung können auch Kreativität fördern. Nicht jede Idee wird dabei ein Volltreffer sein. Schnelles Scheitern trägt letztendlich aber dazu bei, dass ihr euch kontinuierlich verbessert.

Kommuniziert möglichst viel und arbeitet zusammen.

Im Zuge des Übergangs von Vor-Ort- zu virtuellen Veranstaltungen konnten wir feststellen, dass sich einige unserer Field-Marketing-Aktivitäten mit Kampagnen anderer Marketing-Teams überschneiden.

Daraus haben wir gelernt, dass es unerlässlich ist, mit anderen Marketing-Teams zusammenzuarbeiten. Nur so können wir redundante Aktivitäten vermeiden. Uns ist bewusst, dass wir uns eine Zielgruppe mit unserer gesamten Marketing-Organisation teilen. Daher ist es wichtig, unsere Kunden nicht mit zu vielen Angeboten zu überhäufen.

Die meisten Menschen arbeiten zurzeit im Homeoffice. Ihr solltet also sicherstellen, dass ihr über Kanäle verfügt, die euch einen offenen und kontinuierlichen Dialog mit euren Marketing-Kollegen ermöglichen. Habt dabei keine Angst, zu viel zu kommunizieren. So könntet ihr beispielsweise ein Forum für Gruppen-Chats nutzen oder tägliche Team-Meetings per Videokonferenz halten.

In unserem Fall haben wir die Kommunikation mit unserem Demand-Generation-Team in unserem internen Slack-Kanal verbessert. Dadurch konnten wir Veranstaltungstermine schnell weitergeben, Marketing-Listen austauschen und Updates bezüglich Veranstaltungen kommunizieren.

Testet alles.

Ohne IT-Unterstützung vor Ort und eure gewohnte Büroausstattung kann die technische Vorbereitung eurer virtuellen Veranstaltungen zu einer großen Herausforderung werden. Beim Testen unserer neuen Plattformen fanden wir zahlreiche Probleme, die unsere Veranstaltungen zum Scheitern hätten bringen können, wenn sie unentdeckt geblieben wären.

Sollten an eurer Veranstaltung externe Redner teilnehmen, kann ich nur noch einmal betonen, wie wichtig es ist, vorab alles zu testen. Testet die Technologie zunächst selbst. Sobald ihr euch damit vertraut gemacht habt, schaltet ihr eure internen Kollegen dazu, um das tatsächliche Erlebnis zu simulieren. Am Ende ladet ihr eure externen Redner zu einem Test ein.

Das mag euch vielleicht wie eine Menge Tests für eine einzige Veranstaltung vorkommen. Sind jedoch alle mit der Technologie vertraut, kann sichergestellt werden, dass am Tag der Veranstaltung alles reibungslos abläuft.

Ihr möchtet mehr darüber erfahren, wie unser Field-Marketing-Team den Übergang von Vor-Ort- zu virtuellen Veranstaltungen vollzieht? Dann hört euch das On-Demand-Webinar „From In-person to Digital: Shifting Your Event Strategy“ an. Dort sprechen der Head of Commercial Field Marketing und der Senior Field Marketing Strategist von Adobe über die Gesamtstrategie von Marketo Engage.