Leadmanagement

In 5 Schritten zu einer blitzblanken Datenbank

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Schlechtes Datenmaterial schleicht sich in jede Datenbank ein, und zwar in Form von doppelten Kontakten, unregelmäßig formatierten Leads und Junk-Datensätzen. Sie können nicht sämtliche fehlerhaften Daten daran hindern, in Ihre Datenbank zu gelangen, doch diejenigen, die es in die Datenbank geschafft haben, müssen Sie bereinigen. Hier sind 5 Schritte, um eine saubere und stimmige Datenbank zu erhalten.

1. Identifizieren Sie Duplikate

Sobald Ihre Datenbank zugkräftiger wird, lassen sich Duplikate nicht vermeiden. Bereinigen Sie Ihre Daten also vorsorglich auf regelmäßiger Basis und löschen Sie alle doppelten Leads, sobald Sie hereinkommen. Natürlich müssen Sie hierbei umsichtig vorgehen, selbst wenn es sich um ein Duplikat handelt. Schauen Sie sich beide Lead-Datensätze an, bestimmen Sie, welcher die aktuelleren Daten (z. B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) enthält, und führen Sie dann beide Datensätze entsprechend zusammen.

Aber wer will schon Tausende – vielleicht sogar Millionen – von Leads in einer Datenbank sortieren? Genau aus diesem Grund sollten Ihre Plattform für  Marketing-Automation und Ihr CRM Regeln beinhalten, die automatisch diese Arbeit übernehmen. Das ist auch praktisch, wenn Sie Listen hochladen – schließlich möchten Sie nicht jedes Mal, wenn Sie neue Kontakte einpflegen, einen Haufen doppelter Datensätze erzeugen.

2. Richten Sie Alerts ein 

Um Ihre Datenbank immer auf dem neusten Stand zu halten, können Sie Alert-Funktionen nutzen. Angenommen, Ihre Plattform führt doppelte Leads automatisch auf Basis der E-Mail-Adresse zusammen. Was ist, wenn ein Kontakt hereinkommt, der im Formular einen bereits vorhandenen Vor- und Nachnamen hat, aber eine andere E-Mail-Adresse? Wenn Sie einen Alert eingerichtet haben, werden Sie informiert und können selbst entscheiden, ob dieser Datensatz ein Duplikat ist oder nicht – schließlich gibt es durchaus Menschen, die denselben Namen tragen.

3. Stutzen Sie inaktive Kontakte zurecht

Überlegen Sie auch einen Filter einzusetzen, der Datensätze meldet, die über eine bestimmte Zeit inaktiv waren. Warum nehmen diese Kontakte nicht mehr an Ihren Marketingkampagnen teil? Arbeiten sie überhaupt noch für dasselbe Unternehmen?

Wenn Sie einmal diese inaktiven Leads identifiziert haben, entscheiden Sie über den nächsten Schritt: vielleicht erscheinen Ihnen einige dieser Kontakte als wertvoll und Sie möchten sie weiterhin behalten. Doch Vorsicht: wenn diese inaktiven Leads einfach nicht interessiert sind, kann es dem Ruf Ihrer Marke mehr schaden als nützen, wenn Sie weiterhin stures Marketing betreiben.

4. Prüfen Sie die Einheitlichkeit

Einheitlichkeit ist der Schlüssel zu einer sauberen Datenbank – aber gleichzeitig auch eine Herausforderung. Sollen Leads zum Beispiel ihr Land in ein Formular eintippen, anstatt aus einem Pull-down-Menü auszuwählen, werden Sie mit Sicherheit uneinheitliche Ergebnisse erhalten. Einwohner in Deutschland können in solch ein Feld nämlich „Deutschland,“ „DE,“ „GER“ „BDR“ oder sogar „Bundesrepublik Deutschland“ schreiben.

Aus diesem Grund sollte Ihre Plattform in der Lage sein, ähnliche Datenwerte automatisch zu bereinigen. Das garantiert Ihnen, dass Sie niemanden wegen verunreinigter Daten außen vor lassen, wenn Sie etwas per E-Mail an Ihre Leads in Deutschland schicken wollen. (Natürlich weiß ich, dass Sie als cleverer Marketer Ihre Leads wesentlich feiner unterteilen, wie nach Region, Unternehmensgröße oder Interessen … aber das ist ein anderes Thema).

5. Entfernen Sie Junk-Kontakte

Es wird immer anonyme Leads geben, die „asdf@gmail.com“ oder „blabla@hotmail.com“ im E-Mail-Feld eingeben, um ihre echte E-Mail-Adresse nicht herauszugeben. So ein Müll soll Ihre Lead-Datenbank nicht verunreinigen, also führen Sie intelligente Kampagnen durch, um Datensätze mit Fake-E-Mail-Adressen automatisch zu identifizieren. Anschließend können Sie diese Kontakte löschen, sperren oder aufheben.

Vielleicht fragen Sie sich, ob Sie Mitarbeiter Ihrer Wettbewerber als Kontakte löschen sollten. Mitbewerber abonnieren oft, um in Erfahrung zu bringen, wie Sie Ihren Kunden gegenüber Marketing betreiben (und das dann sehr wahrscheinlich nachzuahmen). Diese Kontakte können Sie nicht wirklich als ‘Leads’ betrachten und es gibt keinen Grund, sie in Ihr Marketing mit einzubeziehen. Wenn Sie diese Kontakte jedoch komplett löschen, verlieren Sie potenzielle Einblicke in deren Strategie.

Haben Sie einige dieser Techniken schon einmal angewendet? Wie halten Sie Ihre Datenbank sauber? Teilen Sie doch Ihre Erfahrungen im Kommentarfeld unter diesem Beitrag.